Papiergebundene Dokumente können heute auf einfachem Weg in einem elektronischen Format gespeichert oder verteilt werden. Bei den heutigen geringen Kosten für Speichermedien und Scanner können durch das „papierlose Büro“ schnell erhebliche Einsparpotentiale im Arbeitsablauf erreicht werden.
Die Fachhochschule Berlin ermittelte in einer Studie, dass das Wiederauffinden eines einzigen Dokuments im Büro durchschnittlich 1,91 Euro kostet. Pro Jahr geben deutsche Unternehmen mehrere Milliarden Euro für Ablage, Verwaltung und Rückgriff auf bereits erzeugte Dokumente aus. (Lt. Unternehmermagazin "impulse", April 2001).
Elektronisch gespeicherte Firmen- u. Geschäfts-Informationen wie z.B. Qualitätshandbücher oder interne Richtlinien und Vorlagen sind für alle berechtigten Mitarbeiter immer sofort verfügbar und gewährleisten, dass alle jederzeit den gleichen Informationsstand haben. Bei Aktualisierungen müssen nicht mehr zeit- und kostenintensiv Papierdokumente in allen betroffenen Abteilungen ausgetauscht werden. Elektronisch gespeicherte Dokumente können schneller u. einfacher innerhalb des Hauses verteilt werden, als mit der Hauspost. Im externen Kundenverkehr ist das Versenden von gescannten Dokumenten als Dateianhang (PDF oder TIF) in E-Mails heute schon fast alltäglich und wird oft sogar vom Kunden gefordert.
Noch effektiver ist der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), mit dem sich jede Art von elektronisch erzeugten oder gescannten Papierdokumenten elektronisch archivieren lässt. Hiermit lassen sich Informationen über laufende oder abgeschlossene Geschäftsprozesse (z.B. Rechnungen, Produktionspapiere, Verwaltungsformulare) jederzeit schnell wieder abrufen.
DMS-Beispiele: ELO Office setzt auf heute allgemein übliche Standardkomponenten, wie Microsoft SQL-Server auf und wird in die Bedienung von Microsoft-Office integriert.
Die Firma SER bietet z.B. verschiedene DM-Systeme für die Integration in SAP R/3 an und ermöglicht damit ein Work-Flow-System, in dem Entscheidungen wie z.B. Genehmigungen innerhalb von SAP direkt online erfolgen können.
Veröffentlichung im Oktober 2004 in der Wilhelmshavener Zeitung.